En los últimos años han empezado a incursionar, en nuestro país, voces que nos hablan del Legal Project Management (en adelante, LPM) y destacan entre sus ventajas que: “alinea la práctica organizativa a la estrategia y cultura del despacho; aumenta la eficiencia y la eficacia de la solución prestada; permite generar respuestas más rápidas y flexibles; permite prever y reducir los costes tanto del despacho y consecuentemente del cliente; permite asignar los recursos necesarios atribuyendo responsabilidades y tareas; permite saber cuántos recursos estarán ocupados, cuando y por cuánto tiempo; evita desperdicio de recursos y especialmente de información; reduce o elimina el nivel de incertidumbre, a través de una correcta identificación y gestión de los riesgos” ¹, entre otros.
Sin embargo, pese a los esfuerzos por difundir el LPM, realizados por los precursores del mismo, éste aún es un concepto poco conocido a nivel nacional; por lo que, el objetivo de las siguientes líneas es realizar, solamente, un primer acercamiento con la finalidad de dar una visión general de lo que implica el LPM. El LPM es la aplicación de los principios y prácticas del Project Management (en adelante, PM) para hacer más eficiente la prestación de servicios legales, según señala el International Institute of Legal Project Management, o por sus siglas IILPM. En este contexto, es importante tener en cuenta que el PM implica la aplicación de herramientas, conocimientos, capacidades y técnicas para lograr el objetivo del proyecto; es decir, para realizar “un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único” ²
El LPM propone tratar cada caso del estudio jurídico, desde una importante fusión (con todo lo que implica) hasta una proceso de obligación de dar suma de dinero, como un proyecto que, sin importar su dimensión o tamaño, contará con cuatro fases de gestión que el IILPM ha clasificado de la siguiente forma: (i) Definir; (ii) Planificar; (iii) Entregar; y,
(iv) Cerrar 3 De forma esquemática, el siguiente cuadro 4muestra las fases antes mencionadas:
concluido, según lo previamente ofrecido/solicitado. Estos grupos de procesos son los siguiente: (i) Inicio, (ii) Planificación, (iii) Ejecución, (iv) Monitoreo y Control; y, (v) Conclusión o Cierre del proyecto 5 Estos grupos de procesos deben ser gestionados por la Dirección de Proyectos, a través de un Director de Proyectos, que es cada vez más común en los despachos legales.
Cuando hablamos de DEFINIR un proyecto nos referimos básicamente a delimitar el objetivo del mismo, los supuestos en los que podríamos tener que desarrollarlo, el resultado final (el entregable) y; sobre todo, que es aquello que no formará parte de nuestro servicio. Por ejemplo, en la cobranza de una cartera de estimar cual es el porcentaje de la deuda que se podrá cobrar, qué colaterales se van a ejecutar, así como el tiempo estimado de recupero; excluyendo, expresamente el porcentaje de la deuda considerado como incobrable.
Una vez tengamos estos puntos definidos debemos ocuparnos de PLANIFICAR los recursos que vayamos a utilizar para desarrollar el proyecto, aquí podemos considerar al capital humano, el recurso económico o logístico, por ejemplo. Asimismo, es importante plantear una estrategia de manejo de riesgos para que en caso surjan tengamos ya definidas diferentes alternativas de solución. Es decir, esta etapa implica trazar la ruta que debemos seguir hacia el objetivo planteado. Imagínese la importancia de esta etapa, por ejemplo, en la gestión de un proceso judicial o arbitral, en la que los abogados, muchas veces intuitivamente, planifican un proceso, pero sin tomar en cuenta los aspectos técnicos que nos brinda el LPM.
Siguiendo la ruta trazada llegaremos a la fase de ENTREGAR, que implica ejecutar lo planeado, gestionar los recursos considerados y los posibles riesgos, así como realizar el debido seguimiento y control de las actividades y los resultados. En los ejemplos mencionados, esta etapa se logra con el cobro efectivo de la deuda y el depósito del crédito recuperado en la cuenta bancaria del cliente, incluso con la emisión de los certificados de incobrabilidad, de ser el caso; o, en el caso de los procesos, con la emisión de una sentencia o un laudo, en tanto ello se haya fijado como entregable.
Finalmente, la cuarta fase es la de CERRAR, la cual se va a dar con la conformidad del cliente respecto del producto o servicio entregado, la contraprestación por el mismo o la culminación de su pago, el análisis de lo realizado a fin de poder determinar los puntos a mejorar y retroalimentar constantemente, en equipo, para quedar listos para un nuevo
proyecto. En el caso de la cobranza de créditos, por ejemplo, puede ser que los honorarios del estudio de abogados se hayan establecido en un porcentaje de lo efectivamente recuperado, por lo que en esta fase se debe materializar el pago de los servicios legales. En el caso de la gestión de procesos, es necesario hacer un balance de cada uno de ellos, para incorporar como activo la experiencia obtenida o realizar los correctivos en caso se hayan enfrentados problemas en la ejecución del proyecto.
Como puede apreciarse el LPM es la organización, ejecución, seguimiento y análisis de las tareas planteadas para poder obtener el objetivo deseado. Para esto pueden utilizarse diversos conocimientos, instrumentos y herramientas tales como legal design thinking, metodologías de trabajo (ágil o en cascada), tecnología, etc.
Lo antes mencionado podría generar la creencia que el LPM implica generar burocracia en un estudio de abogados; sin embargo, esta percepción sería incorrecta puesto que el LPM implica todo lo contrario, si bien al inicio es necesario tomarse su tiempo para realizar la planificación estratégica de cada proyecto, luego las etapas y procesos del mismo se van dando de manera dinámica, organizada y con la importante posibilidad de ser controlada para una posterior medición, todo lo cual redunda en la generación de un valor agregado, que a la postre se ve materializado en la productividad y eficiencia de la prestación del servicio legal.
1 Marra, Ana, “Ventajas del LPM”. Disponible en: https://www.annamarra.es/lpm
2 International Institute of Legal Project Management, IILPM Practice Guideline, 2019, p. 20.
3 Project Management Institute, Guía del PMBOK, Independent Publisher Group, 2017, p. 4
4 Ibid.
5 Project Management Institute. Guide to the Project Management Body of Knowledge – PMBOK
GUIDE. Independent Publisher Group, 2017, p. 555.
